Прежде чем приобретать ИТ-оборудование или услуги для своего бизнеса, важно установить свои ИТ-требования.
Они описывают, что вы хотите получить от своих инвестиций, поэтому вы можете быть уверены, что это мудрый шаг.
Начните работу с ИТ-требований
Типичный набор ИТ-требований для вашего бизнеса будет описывать, что вы хотите сделать с вашей ИТ-системой. Требования позволяют сформулировать причины для инвестирования в новые ИТ и дать вам контрольный список, чтобы помочь убедиться, что вы в конечном итоге получите то, что вам нужно.
Процесс создания документа IT-требований перед любой покупкой заставляет вас правильно думать о ваших приоритетах — прежде чем вы будете отвлекаться на конкретные продукты.
Что включать в документ IT-требований
Информация, которую вы включаете в свои ИТ-требования, зависит от того, что вы намерены приобрести и как вы планируете использовать свои ИТ-требования (см. Ниже).
Тем не менее, очень важно, чтобы ваши ИТ-требования были сосредоточены на том, чего вы хотите достичь с помощью своих IT, а не на технической спецификации того, что вы покупаете. Держите их как можно более краткими и старайтесь сформулировать требования со ссылкой на ваши бизнес-цели, взятые из вашего общего бизнес-плана.
Например, лучше сказать: «наш сервер должен позволять нам получать любую информацию о клиентах в течение пяти секунд», а не говорить: «наш сервер должен иметь как минимум 16 ГБ оперативной памяти и два четырехъядерных процессора».
Вот некоторые ключевые элементы, которые вы должны включить в свои ИТ-требования:
- Как вы собираетесь использовать свои новые ИТ. Вы ищете систему для управления своими финансовыми счетами, доступа к электронной почте и интернету, для предоставления презентаций и обработки текста — или чего-то еще?
- Где вы будете использовать свои новые ИТ? В наши дни мобильная работа является обычным явлением, поэтому многие компании ищут ИТ-решения, которые позволяют работать на мобильных устройствах. Могут ли такие технологии, как планшетные компьютеры, помочь вашей компании?
- Кто будет использовать ваши новые ИТ. Рассмотрим количество людей и их способности. Какая емкость вам нужна? Вам нужны программные или облачные сервисы, которые исключительно удобны для пользователя?
- Информация о текущих системах. Вероятно, вам потребуется новое ИТ-оборудование для совместимости с существующими ИТ-системами. Вам нужно будет обновить существующее оборудование или программное обеспечение? Например, вы можете перейти на последнюю версию Microsoft Windows.
- Ваши планы на будущее. Подумайте, как вы ожидаете, что ваша компания будет расти. Если вы хотите, чтобы ваша покупка ИТ продолжалась три года, будет ли она по-прежнему соответствовать вашим потребностям? Если вы планируете быстро расти, смогут ли ваши ИТ справиться?
При написании ИТ-требований для существенного проекта вы также должны учитывать дополнительные возможности использования ИТ в своем бизнесе. Например, вы можете автоматизировать задачи, которые выполняются вручную в настоящее время.
Использование документа IT-требований
Легко увязнуть в технических деталях при написании своих ИТ-требований, поэтому подумайте о том, как вы хотите использовать документ, когда он будет готов. Например:
- В рамках тендерного процесса. Если ваш документ требований будет выдан потенциальным поставщикам, он должен быть всеобъемлющим и включать информацию, которую вы можете принять как должное внутри своей компании.
- В качестве контрольного списка при выборе продуктов. В этом случае убедитесь, что документ структурирован в виде списка, поэтому вы можете просматривать его при сравнении продуктов или задавая вопросы продавца.
Ищите входные данные от всех пользователей вашей компании, которые используют (или будут использовать) соответствующие части ваших ИТ-систем, но убедитесь, что один человек отвечает за составление документа с готовыми требованиями.
В дополнение к обсуждению ваших требований с вашими поставщиками ИТ, онлайн-форумы и платформы социальных сетей, такие как Twitter, являются прекрасными местами для общения с единомышленниками малого бизнеса.
