Руководство для владельцев малого бизнеса по отправке, получению, сохранению и защите средств

Одна из дискуссий, которые я сразу же веду со своими новыми клиентами из малого бизнеса, касается того, как они планируют отправлять, получать, сохранять и защищать свои средства, чтобы убедиться, что все их финансовые потребности и цели будут удовлетворены без задержек и сбоев в их повседневных операциях. В разбивке все это распадается на четыре категории: деньги на входе, деньги на выходе, удерживаемые деньги и защищенные деньги. Давайте разберем эти четыре категории и обсудим, как владельцы малого бизнеса должны взаимодействовать со своими средствами для максимальной эффективности.

Деньги

Как вы, владелец бизнеса, планируете собирать средства со своих клиентов, когда наступает срок платежа? Вы отправите счет обычной почтой или электронной почтой? Ждать чек на почте? Взять наличные? Будете ли вы принимать кредитные карты, дебетовые карты, ACH, переводы? Сколько будут стоить все эти различные методы сбора средств? Сколько времени это занимает? Какие шаги вы предпримете, если чек вашего клиента будет возвращен? Как задержки со сбором средств клиентов повлияют на деятельность вашего бизнеса? Взимается ли плата за задержку сбора средств? Что самое быстрое? Что самое безопасное? Что самое доступное? Вы когда-нибудь рассматривали что-либо из этого?

У меня есть один клиент, который не хочет тратить деньги на использование метода сбора дебетовых / кредитных карт, и ему постоянно возвращают чеки клиентов. Он, конечно, получает комиссию за каждый возвращенный чек, но еще хуже то, что получение этих средств от клиента всегда происходит с большой задержкой. Но, по крайней мере, он не платит небольшую комиссию за обслуживание кредитной карты.

Если вы владеете небольшим бизнесом, время, потраченное на то, чтобы подумать о том, как вы будете собирать средства с клиентов, может иметь большое значение. Слишком многие владельцы малого бизнеса думают о том, сколько что-то стоит, чтобы понять, стоит ли оно того — не делайте этого, когда дело доходит до сбора денег! Вместо этого подумайте о том, как быстро вы сможете получить свои средства.

Вот некоторые вещи, которые вы должны спросить у своего банка, когда дело доходит до сбора средств:

• Есть ли у них система выставления счетов, которая позволяет получать немедленные платежи ACH и интерфейсы с общими программными системами?
• Помогают ли они вам собирать дебетовые и кредитные карты и превосходят другие услуги по стоимости?
• Предлагают ли они большие суммы для Zelle и мобильные депозиты для предприятий?
• Предлагают ли они способы избежать высоких комиссий за переводы, которые вы инициируете?

Если они не делают всего этого, найдите банк, который делает. И помните, есть затраты, которые ВЫ платите, пока ждёте, пока ваши клиенты отправят платежи, которые намного перевешивают любые затраты, связанные с обслуживанием.

Вывод денег

Второй аспект использования средств — это вопрос к владельцу бизнеса: «Как вы будете отправлять деньги самым безопасным и быстрым способом?»

Знаете ли вы, что более 60% всего мошенничества в бизнесе происходит через расчетный счет из-за использования чеков? Правильно, из чеков. Как это возможно спросите вы? Подумайте об этом: каждый раз, когда вы отправляете или вручаете кому-то чек, вы предоставляете этому человеку свой номер счета, маршрутный номер, образцы почерка и свою личную подпись (кстати, мошенники любят вас за это). Лучше задать вопрос: почему вы до сих пор используете устаревший, сопряженный с высоким риском метод для оплаты счетов и поставщиков?»

Вот несколько способов безопасного перевода средств вашей компании, которые снижают риск и повышают эффективность:

• Оплата счета: Это бесплатно, просто в использовании и настройке. Вы даже можете совершать регулярные платежи на определенную сумму в долларах и на определенное количество платежей. Лучше всего то, что информация о счете вашей компании НЕ будет указана в этих чеках, поскольку банк будет использовать информацию о своем собственном счете.
• АКП: Это отличный вариант для безопасной отправки средств сотрудникам и/или поставщикам, потому что вы можете просто ввести их учетную запись и информацию о маршрутизации, и деньги будут отправлены в электронном виде в тот же день или на следующий. Никаких задержек и практически нулевых рисков.
• Проволока: это безопасный метод, который напрямую входит в учетную запись, для которой вы предоставляете информацию, обычно в тот же день или на следующий. У Key Bank, например, есть отличная услуга, которая включает в себя переводы за фиксированную плату каждый месяц, и вы можете делать столько, сколько вам нужно.
• Электронное выставление счетов: эта услуга позволяет владельцу бизнеса создать и отправить клиенту счет по электронной почте. В счете-фактуре также есть встроенная ссылка, по которой клиент может предоставить информацию о своем банковском счете, а затем его оплата будет немедленно произведена на ваш операционный счет через ACH. Таким образом, вы можете избежать задержек и дополнительных расходов из-за возврата чека.
• Торговый сервис: это дает бизнесу возможность собирать средства с помощью дебетовых и кредитных карт. Вы можете использовать небольшой кард-ридер, который помещается в ваш телефон, портативное устройство, и вы даже можете получить систему POS с полным наклоном, которая может поставляться с системой инвентаризации и многим другим.
• ТАКЖЕ, все банки взимают плату за наличные деньги, которые вы вносите. Почему? Потому что это трудоемко для филиала (и нет, мы не бросаем вашу монету за вас). Старая фраза «наличные решают все» больше не соответствует действительности. Правительство всегда уделяет большое внимание наличным деньгам, и да, наличные стоят вам столько же (а иногда и больше), как и любая другая форма сбора платежей для вашего бизнеса.

По теме: 7 финансовых привычек самых успешных владельцев малого бизнеса

Деньги удерживаются

Этот аспект средств бизнеса заключается в перемещении ваших денег с операционных счетов на счета прибыли и / или налогов (тайно известные как сберегательный счет). Я помню, когда я владел своим бизнесом, я платил налоги за предыдущий год с прибыли текущего года — большая ошибка. Умный владелец бизнеса позаботится о том, чтобы брать 10-15% с каждой продажи и помещать их на сберегательный счет, где средства не могут быть легко использованы или доступны, как на операционном счете. Я обычно предлагаю, чтобы владелец бизнеса также открыл дополнительный сберегательный счет для чрезвычайных средств и даже один для получения прибыли. Наличие сберегательных счетов с большими суммами также может дать другие преимущества, например, сделать вас более финансово обеспеченным, когда вы подаете заявку на бизнес-кредит или кредитную линию.

Вот несколько способов хранения ваших средств и причины, по которым это может быть выгодно:

• Имейте сберегательный счет только для налогов. Ставьте 10-15% с каждой продажи сразу на счет.
• Имейте сберегательный счет только для прибыли. Это заставит вас чувствовать себя РЕАЛЬНО хорошо!
• Заведите сберегательный счет на случай непредвиденных обстоятельств, потому что никогда не знаешь наверняка.
• Хранение этих средств вдали от операционного (текущего) счета обеспечит определенный уровень безопасности из-за мошенничества с текущими счетами.
• Наличие средств на отдельном счете также помогает избежать перерасхода средств и финансового риска.

Деньги защищены

Как упоминалось ранее, мошенничество происходит. Мошенники хотят получить от вас деньги, независимо от того, хороший вы человек или плохой, и независимо от того, занимаетесь ли вы бизнесом долго или недолго. И они обычно нацелены на ваш операционный/текущий счет, потому что наиболее Владельцы малого бизнеса хранят все средства на этих счетах и ​​не имеют сберегательных счетов.

В этот момент вы можете задаться вопросом: «Почему банки не хранят мои средства в безопасности?» Что ж, банки делают все, что могут, и, честно говоря, все они делают чертовски хорошую работу. Но когда владелец бизнеса отправляет чеки по почте, а кто-то перехватывает этот чек и получает всю вашу информацию, это не вина банка, что вы используете чеки. Когда владелец малого бизнеса дает кому-то свою дебетовую карту и PIN-код для внесения депозита, это не вина банка. Когда владелец малого бизнеса предоставляет свое имя пользователя и пароль сотруднику или кому-либо еще, это не вина банка. Когда вы используете свою дебетовую или кредитную карту, а скиммер берет всю вашу информацию, это не вина банка.

Вот некоторые сумасшедшие статистические данные, а также основные способы максимально защитить информацию и средства вашего аккаунта:

• 60%-70% мошеннических действий на предприятиях от чеков на текущем счете.
• 30%-40% К другим видам мошенничества относятся:
  • 36% тестирование карты: Когда мошенник совершает небольшую покупку, чтобы проверить, активна ли карта и не удалось ли при покупке избежать мер по предотвращению мошенничества со стороны продавца.
  • 28% ботнеты: одна из наиболее распространенных форм мошенничества, ботнет представляет собой сеть компьютеров, зараженных вредоносным ПО и контролируемых без ведома пользователя, как правило, для гнусных действий, таких как мошенничество с цифровой рекламой.
  • 37% захват аккаунта: когда кибер-злоумышленник получает контроль над законной учетной записью, что позволяет ему использовать личность сотрудника и обманывать клиентов и деловых партнеров.
• Положительная оплата: Это когда кто-то предъявляет чек из вашего бизнеса в вашем собственном банке наличными. Когда он проходит через кассовую систему, он будет отображаться как «ОК» или «НЕ ХОРОШО». Это когда владелец бизнеса должен ввести номер чека в систему. Если представленный номер чека отсутствует в системе, банк не может согласовать чек. Это ОЧЕНЬ полезная услуга для бизнеса, который до сих пор выписывает чеки.
• Аккаунт-призрак: Это позволяет бизнесу продолжать выписывать чеки, как обычно. Однако на этих чеках будет напечатан поддельный номер счета, который будет совершенно бесполезен для мошенников.
• СС и дебетовая карта лично: Используйте чип EMV и попросите клиента ввести свой PIN-код.
• CC и дебетовые карты онлайн: Учитывайте все функции мошенничества, включая CVV #, AVS, пороги скорости и собирайте IP-адреса.
• CAPTCHA: Простой способ помочь отличить людей от мошеннических ботов

Профессиональный совет: Сделайте этот разговор с вашим бизнес-банкиром целью, которую вы должны выполнить к концу месяца. Позвоните своему бизнес-банкиру в свой банк, сядьте, получите всю эту информацию и убедитесь, что все эти потребности удовлетворены. Если они не могут встретиться с вами, получите новый банк.