Независимо от того, являетесь ли вы частью крупной глобальной корпорации или небольшого предприятия, ваши операции состоят из нескольких процессов, которые производят или достигают намеченного результата. Каждый из этих процессов состоит из нескольких действий, задач, процедур или рабочих процессов. Это могут быть внутренние процессы, в которых участвуют исключительно люди внутри организации, или внешние процессы, в которых участвуют клиенты и сотрудники. Многие из ваших краткосрочных или долгосрочных бизнес-целей могут быть достигнуты путем постоянного анализа и улучшения этих действий, задач, процедур, рабочих процессов и процессов.
Управление бизнес-процессами — это область знаний или область практики, которая включает использование различных методов для сбора, моделирования, оценки, количественного определения и автоматизации основных процессов вашей деятельности. Он отличается от управления проектами, которое включает в себя применение процессов для завершения проекта или достижения целей этого проекта. Управление бизнес-процессами может быть частью управления проектом, особенно если использование повторяющегося процесса помогает завершить проект.
Автоматизация бизнес-процессов предполагает использование технологий для автоматизации сложных процессов для достижения ваших целей. Эти цели могут быть количественными, например, увеличение прибыли на процент или сумму в долларах за определенный период времени. Они также могут быть качественными целями, такими как улучшение обслуживания клиентов или удержание сотрудников. Автоматизация является одним из преимуществ управления бизнес-процессами. В области или компании, в которой есть процессы, которые необходимо дублировать, автоматизация этих процессов может дать вашей организации несколько преимуществ.
Изучение преимуществ автоматизации в бизнесе
Даже в рамках одной области или географической отрасли нет двух предприятий с одинаковыми приоритетами, потребностями и целями. Хотя у разных предприятий разные цели, общий подход к автоматизации более или менее одинаков. Процессы, которые обычно выполняются людьми, выполняются с помощью механических или электронных процессов. Машины и компьютерное программное обеспечение часто могут выполнять различные действия, задачи, процедуры и процессы быстрее, точнее, точнее и дольше. Это лежит в основе того, почему автоматизация важна в бизнесе. Рассмотрим эти преимущества автоматизации бизнес-процессов.
1. Повышение производительности
Повышение производительности — одно из важнейших преимуществ автоматизации бизнес-процессов. Продуктивность можно рассматривать как качество возможности создавать или производить продукты или услуги. Это также мера скорости, с которой результаты вашего бизнеса или продукты предоставляются для обмена. Каждая организация, включая некоммерческие, государственные и учебные заведения, выигрывает от повышения производительности.
Многие компании используют бизнес-инструменты для повышения производительности, такие как компьютеры, мобильные устройства и программное обеспечение. По иронии судьбы, многие организации обнаруживают, что время, необходимое для изучения и использования инструментов повышения производительности, снижает производительность. Это то, что известно как «парадокс производительности». Используя машины и устройства для завершения процессов, вы можете уменьшить или устранить это замедление выполнения работы.
2. Повышение эффективности
Подумайте о некоторых наиболее повторяющихся задачах в вашей работе. Подумайте о количестве людей, вовлеченных в эти повторяющиеся задачи. Теперь подумайте о неэффективности, которая может накапливаться, когда вы рассматриваете различные задачи, которые становятся рабочими процессами и, в конечном счете, процессами. Автоматизация позволяет минимизировать ресурсы, связанные с повторяющимися действиями, что повышает эффективность. Ниже приведены примеры того, как автоматизация помогает повысить эффективность бизнеса:
- Скорость: программные роботы или боты часто могут повторять действия гораздо быстрее, чем люди. Подумайте, как быстро калькулятор или компьютер может выполнять математические операции с большими числами. Достижение большего за более короткий период времени идеально подходит для повышения эффективности.
- Правильность: люди делают ошибки и иногда забывают что-то сделать. Автоматизированные роботизированные процессы могут значительно уменьшить, если не устранить, человеческие ошибки в процедурах и процессах.
- Круглосуточная работа: ботам не нужно делать перерывы, пользоваться туалетом или ложиться спать. В то время как людям для безопасной работы требуются смены, программные роботы могут работать круглосуточно и без выходных, даже когда ваш бизнес закрыт.
- Аналитика: технология автоматизации может предоставить информацию и отчеты с данными, которые помогут вам выявить проблемы с производительностью в ваших процессах. Команда людей, целый день обрабатывающая цифры, может упустить тенденции, тогда как бот может выявить неэффективность, ошибки и замедление процессов.
3. Повышение прибыльности
Ваша компания занимается зарабатыванием денег. Успех основан на вашей способности максимизировать размер дохода, который вы получаете, и минимизировать ваши операционные расходы. Если ваш бизнес не приносит прибыли, он не будет существовать долго. Вы знакомы с пословицами «время — деньги» и «работайте умнее, а не усерднее». Технологическая автоматизация позволяет экономить время и деньги, в основном за счет передачи повторяющихся, ресурсоемких процессов от человека. Программные роботы могут выполнять больший объем работы за меньшее время. Вместо того, чтобы платить людям за неэффективное выполнение процессов, вы можете перераспределить ресурсы сотрудников на основные операции, особенно те, которые требуют участия человека.
4. Надежность и последовательность
Представьте, что вы попросили сотрудника с лучшим почерком написать свою подпись 100 раз подряд. Даже если бы этот человек смог это сделать, вы, вероятно, увидели бы различия в том, как была написана каждая подпись, особенно в сотый раз. А теперь представьте, что один и тот же сотрудник ставит свою подпись 1000 или 10 000 раз!
Предположим, у вас есть электронный процесс, который также может генерировать несколько подписей. Эта технология может дать вам надежный результат для большего количества повторений. Не менее важно, чтобы подпись была идентична и в сотый, и в тысячный раз, и больше. Надежность и согласованность являются ценными преимуществами автоматизации бизнес-процессов для любой компании.
5. Меньше ошибок
Говорят, что единственные верные вещи в жизни — это смерть и налоги, но любой может сказать вам, что к этому списку следует добавить «человеческую ошибку». Недостаток знаний, неопытность и усталость — это лишь малая часть того, что может привести к ошибкам в работе. Представьте себе, что вы доставляете продукт клиенту, в котором отсутствуют ключевые компоненты из-за человеческого надзора. В любом случае, вы потеряете деньги, предложив возмещение или заменив неисправный продукт на другой.
Ни один бизнес не может позволить себе терять время и деньги из-за повторяющихся ошибок, особенно тех, которые требуют доработки или простоя производства. Автоматизация этих процессов помогает устранить ошибки и упущения, что приводит к улучшению в других областях, включая производительность, эффективность и прибыльность.
6. Соответствие
Бизнес не работает в вакууме. Компании часто подчиняются правилам и бизнес-стандартам, которые они должны соблюдать или соблюдать, чтобы вести бизнес с определенными клиентами или работать в определенных географических точках. Бизнес-процессы комплаенса и соблюдения нормативных требований удобны для автоматизации.
Перенос этих процессов в технологию обеспечивает дополнительный уровень надзора и обеспечения/контроля качества. Несоблюдение правил или соблюдение стандартов может иметь серьезные последствия, затрудняя или делая невозможным дальнейшее ведение бизнеса.
7. Обслуживание клиентов и удовлетворенность клиентов
Повторный бизнес и репутация — воздух и вода для успешной работы. Любая компания, у которой есть недовольные клиенты, рано или поздно обанкротится. Одним из важнейших преимуществ автоматизации бизнес-процессов является повышение качества обслуживания клиентов. Предоставление результатов, которые являются быстрыми, высококачественными, безошибочными и последовательными, имеет решающее значение для удовлетворенности клиентов. Технологическая автоматизация поможет вам оправдать ожидания ваших клиентов, если не превзойти их. Они вернутся за дополнительным бизнесом, помогая создать и поддерживать положительную репутацию вашей компании.
8. Масштабируемость
Прибыльные компании должны быть в состоянии удовлетворить потребности своего бизнеса. По мере того, как вы обеспечиваете более крупные и сложные контракты, возможность масштабировать ваши операции имеет важное значение. Как правило, проще и дешевле увеличить технологические ресурсы для более крупных рабочих пакетов или проектов, чем увеличить количество сотрудников и оборудования для выполнения той же работы. Наем дополнительных сотрудников может быть дорогостоящим и длительным процессом, который может поставить под угрозу вашу способность выполнять заказы вовремя. Вам также не нужно беспокоиться об увольнении машин и компьютеров, если вам нужно уменьшить масштаб.
9. Прозрачность
Когда ваши бизнес-процессы автоматизированы, они намного прозрачнее. Это может быть особенно полезно, когда пришло время проверить эффективность ваших операций. Это также может помочь в проведении аудита, который имеет решающее значение для работы, связанной с соблюдением нормативных стандартов. Прозрачные процессы также помогают с подотчетностью. Ваши сотрудники могут лучше отслеживать производительность и прогресс, особенно в отношении автоматизированных и стандартизированных задач, процедур и рабочих процессов.
10. Лучшее сотрудничество
Ни один бизнес не является островом, как и внутренние и внешние команды, которые поддерживают работу. Хорошее сотрудничество жизненно важно для вашего успеха. Прозрачные, согласованные, полные и правильные процессы способствуют улучшению совместной работы внутри и за пределами вашей организации. Автоматизация упрощает работу, что снижает стресс и устраняет другие препятствия для совместной работы. Вы можете использовать технологическую автоматизацию для создания уведомлений, напоминаний и сеансов, которые повышают производительность команды, эффективность, креативность и общение.
Дополнительные преимущества автоматизации
Вы, наверное, заметили, что преимущества автоматизации бизнес-процессов идут рука об руку. Например, повышение производительности идет параллельно с повышением эффективности и прибыльности. Автоматизация бизнес-процессов может принести вам и другие преимущества, такие как цифровая трансформация и контроль документов. Автоматизированные системы могут использовать преимущества облачных платформ, исключая использование бумажных документов, которые неэффективны, непоследовательны и могут быть уничтожены.
Сокращение использования бумаги — важная цель для организаций, которые ценят устойчивость и экологичность. Еще одним преимуществом автоматизации является моральный дух сотрудников. Продуктивная, эффективная и прибыльная рабочая среда улучшает моральный дух сотрудников, что приводит к лучшему удержанию и удовлетворенности сотрудников.
