Вы хотели бы отдать на аутсорсинг свою функцию администратора по разным причинам. Одним из них является обеспечение того, чтобы вы поддерживали производительность ваших сотрудников. Нанятый поставщик услуг администратора решит все проблемы клиентов, чтобы ваши сотрудники могли сосредоточиться на других внутренних задачах. А поскольку профессиональные регистраторы обучены работе с клиентами, работа с ними помогает улучшить обслуживание клиентов.
Но с таким количеством виртуальных служб приемной решить, какая из них подходит именно вам, может быть непросто. Но есть много соображений, которые вы можете принять во внимание, чтобы убедиться, что вы делаете правильный выбор. Вот важные вещи, которые нужно искать в надежной службе виртуального администратора.
Оглавление
- 1 1. Доступность
- 2 2. Прозрачное ценообразование
- 3 3. Обслуживание клиентов
- 4 4. Гибкость
- 5 5. Позвоните в службу поддержки
- 6 6. Знание вашего бизнеса
- 7 7. Профессиональная подготовка и опыт
- 8 Еда на вынос
1. Доступность
Убедитесь, что нанятый виртуальный секретарь доступен в соответствии с вашим графиком. В некоторых компаниях виртуальные секретари отвечают на звонки круглосуточно и без выходных в течение 365 дней. В то время как другие компании предлагают отвечать на звонки только в рабочее время, включая или исключая выходные и праздничные дни.
Лучшая служба виртуального администратора сможет планировать свой персонал так, чтобы на все звонки отвечали. Невыполнение этого требования заставит звонящих вернуться к вашим конкурентам. Ваш виртуальный администратор должен обеспечить немедленный ответ на звонки и направление их нужному человеку. Если вам нужен виртуальный секретарь для вашего бизнеса, вы можете найти его в таких компаниях, как Oracle Customer Management Solutions или любой другой аналогичный поставщик.
2. Прозрачное ценообразование
Прежде чем нанимать виртуального администратора, убедитесь, что вы получили ответы на некоторые вопросы. Такие вопросы, как:
- Сколько они берут за звонок?
- Взимают ли они дополнительную плату при переводе звонка?
- Можете ли вы перевернуть любые потраченные впустую минуты?
Обсудите с ними, есть ли дополнительная плата за переадресацию звонков. Кроме того, ваш виртуальный администратор должен сообщить вам о методах оплаты, независимо от того, взимаются ли они за звонок, за час или за месяц. Ценообразование очень важно при поиске виртуального секретаря. Вы также можете узнать, после какого периода виртуальный секретарь меняет условия ценообразования.
3. Обслуживание клиентов
Обслуживание клиентов — это взаимодействие клиентов с вашим бизнесом. Поиск виртуального администратора — это решение для любого бизнеса, желающего улучшить общение с клиентами. Тем не менее, они должны иметь хорошее обслуживание клиентов.
Один из лучших способов узнать, будет ли выбранный виртуальный секретарь предлагать лучшее обслуживание клиентов, — это подумать, сколько времени им потребуется, чтобы ответить на ваши сообщения. Поставщик, который долго отвечает на ваши запросы, может оказаться не самым лучшим для вас. Они должны отвечать клиентам в режиме реального времени или без задержек.
4. Гибкость
Лучший виртуальный секретарь удовлетворит все потребности вашего бизнеса. Они должны совершать меньше ошибок и двигаться в соответствии с условиями вашего бизнеса. Таким образом, вы можете быть уверены, что они смогут удовлетворить потребности вашего бизнеса и клиентов, даже когда вас нет рядом. Итак, убедитесь, что вы получаете виртуальный регистратор, который является гибким и всегда доступным для вашего бизнеса.
5. Позвоните в службу поддержки
При необходимости виртуальный секретарь должен звонить от имени бизнеса. Звонок клиентам происходит, когда клиенту нужен ответ о бизнесе, а владелец бизнеса недоступен. Примеры звонков, которые может сделать виртуальный администратор, — это подтверждение встречи и получение информации о клиенте. Виртуальный регистратор может делать больше, чем отвечать на звонки. Они также могут помочь в управлении электронной почтой и управлении проектами.
6. Знание вашего бизнеса
Помимо обработки звонков, лучший виртуальный секретарь должен представлять ваш бизнес и служить его частью. Они должны знать ваш бизнес и то, что он влечет за собой.
Лучше работать с кем-то, кто имеет опыт работы в вашей отрасли. Виртуальный регистратор должен понимать, как обращаться с клиентами из разных отраслей, например, отвечать на звонки в сфере недвижимости и в медицинские учреждения.
7. Профессиональная подготовка и опыт
Для виртуального администратора требуется обучение, чтобы отвечать на телефонные звонки и электронные письма. Ваш виртуальный секретарь должен иметь соответствующую квалификацию для работы. Они также должны иметь многолетний опыт работы на рынке.
Опыт помогает им оценивать каждого клиента и его потребности и реагировать наилучшим образом. Виртуальный регистратор должен иметь личность и профессиональный звук, когда отвечает на звонки клиентов, а также может лучше писать грамматику с правильным правописанием.
Еда на вынос
Администратор играет важную роль в развитии любого бизнеса. Они реагируют на все вопросы клиентов, включая жалобы. Однако возложение этой задачи на внутренних сотрудников может отрицательно сказаться на производительности и доходах вашей компании. Это объясняет, почему вы должны искать виртуального секретаря. Ищите кого-то с лучшей индивидуальностью, чтобы защитить хороший имидж вашего бизнеса. Вы можете добиться этого, рассмотрев все элементы, описанные в этой статье.
