Управление ИТ-активами позволяет вашему бизнесу отслеживать все ИТ-оборудование («активы»), которым вы владеете или используете. Цель отслеживания активов — дать ответ на вопрос: какими ИТ-ресурсами владеет ваш бизнес и где он находится?

Отслеживание активов. Начало работы

Большинство компаний осуществляют управление ИТ-активами, создавая инвентаризацию ИТ-оборудования со списком всего имеющего в наличии. Этот тип отслеживания активов может принести несколько преимуществ вашему бизнесу:

  • Меньше ненужных покупок. Центральное отслеживание активов дает вам общее представление об оборудовании в вашем бизнесе. Например, вы можете проверить неиспользуемое программное обеспечение перед покупкой новой копии.
  • Предварительное предупреждение о предстоящих расходах. Как только у вас есть инвентарь, вы можете видеть, что должно произойти для замены и какие предметы имеет смысл оставить.
  • Упрощение бизнес-планирования. При рассмотрении вопроса о расширении компании или наборе персонала вы можете сразу увидеть, нужно ли вам покупать новое ИТ-оборудование.
  • Улучшенный поиск неисправностей. Если вы храните детали сбоев оборудования в рамках отслеживания активов, вы можете выявить повторяющиеся проблемы и перенести их на постоянное исправление.
  • Простая стандартизация. Управление ИТ-активами показывает вам все оборудование в вашем бизнесе, поэтому вы можете упростить и сэкономить деньги, перейдя на стандартное оборудование и программное обеспечение.

Проведение управления ИТ-активами на бумаге может быть самым простым способом, чтобы начать, но обновление записей и поиск информации могут быть трудоёмкими. Вместо этого лучше всего хранить электронную инвентаризацию в электронном виде.

Наиболее очевидное решение — создать простую базу данных или электронную таблицу с помощью такой программы, как Microsoft Access или Excel. Этот тип инвентаря может быть адекватным, если вы тщательно задумаетесь о том, какую информацию вы планируете хранить.

Кроме того, хотя программное обеспечение отслеживания активов может занять немного больше времени, это может сэкономить время в долгосрочной перспективе. Эти программы разработаны специально для компаний, имеющих ИТ-управление активами. Они часто могут быть интегрированы с другими системами (например, с программным обеспечением поддержки) и различаются по функциям и цене, поэтому рекомендуется проконсультироваться с поставщиком ИТ, прежде чем принимать решение о том, какой пакет использовать.

Аудит управления активами ИТ

Чтобы создать ИТ-инвентарь с нуля, вам необходимо записывать информацию о каждом компоненте ИТ-оборудования в вашем бизнесе. Некоторые средства управления активами могут автоматизировать этот процесс, сканируя сеть для устройств, а затем анализируя каждую по очереди.

Если вы создаете свой инвентарь вручную, убедитесь, что вы включили все аппаратные элементы, такие как принтеры и сканеры, серверы и телефонные системы. Вы также должны помнить о включении любых устройств, которые могут не храниться в офисе, таких как ноутбуки и мобильные устройства.

Какая информация для записи

Для аппаратных средств наиболее важными элементами для записи являются детали о производителе, модели, серийном номере, спецификации, любых обновлениях (что было обновлено и когда), дате покупки и поставщике.

Вы также должны регистрировать физическое местоположение каждой части оборудования (какое здание, офис и рабочий стол?) И кто несет ежедневную ответственность за это. Чтобы быстро определить аппаратное обеспечение, неплохо дать каждому элементу идентификационный номер и наклеить на него стикер или ярлык.

Отслеживание программного обеспечения сложнее, поскольку нет физических объектов для идентификации. Опять же, некоторые программы управления активами могут записывать то, что установлено на каждом из ваших компьютеров автоматически. Если возможно, запишите версию программного обеспечения, дату и номер лицензии.