Как показывают переполненные почтовые ящики во всем мире, электронная почта является важным инструментом для каждой компании. Это часто метод выбора связи, потому что он прост и универсален.

Для чего вам нужна система электронной почты?

Поскольку существует несколько способов получить электронную почту, важно сначала определить свои требования, а затем разработать наилучший способ их удовлетворения.

Сначала задайте себе несколько ключевых вопросов. Какой адрес электронной почты вам нужен? Вы довольны бесплатным адресом электронной почты или хотите использовать свою компанию или доменное имя в своем электронном адресе? Сколько адресов электронной почты вам нужно? Как вы хотите получить доступ к своей электронной почте? Есть ли необходимость входа в систему, когда находитесь вне офиса, или получать электронные сообщения на своих мобильных устройствах?

Большинство служб электронной почты ограничивают размер вложений и количество сообщений, которое вы можете хранить, поэтому вам также необходимо учитывать объем и характер сообщений, которые вы будете обрабатывать. Если вы хотите отправлять автоматические или маркетинговые сообщения (например, информационный бюллетень компании), вам следует рассмотреть возможность инвестирования в программное обеспечение для рассылки электронной почты или передачи своих маркетинговых кампаний по электронной почте специалисту-поставщику.

Как получить электронную почту

После того как вы определились с требованиями, есть три основных способа получения электронной почты:

  • Используйте бесплатную электронную почту. Бесплатные почтовые сервисы, такие как Outlook, Gmail или Яндекс разработаны для простоты. Хотя они, как правило, предлагают меньше вариантов для предприятий, но бесплатно, когда как некоторые предлагают платные версии с дополнительными бизнес-функциями. Тем не менее, вам следует подумать о том, будет ли использование бесплатного почтового сервиса создать правильное впечатление.
  • Купить службу электронной почты. Веб-хостинг фирмы предлагают широкий спектр почтовых пакетов. Они — хороший способ получить систему электронной почты, не беспокоясь о технической стороне вещей, и обычно стоят в районе 300 рублей за каждый адрес электронной почты в месяц.
  • Проведите его самостоятельно. Если вы работаете с сетевым сервером, вы можете запустить систему электронной почты компании. Это дает вам гибкость — например, вы можете создать столько адресов, сколько захотите, без каких-либо дополнительных затрат. Тем не менее, вам может потребоваться помощь со стороны вашего поставщика ИТ, чтобы установить его, и, вероятно, более рентабельным будет аутсорсинг стороннего провайдера.

Вы также должны будете предоставить людям в своей компании какой-либо способ доступа к их электронной почте. Обычно это делается путем установки почтового программного обеспечения на каждое устройство. Если вы уже используете офисный пакет, он вполне может включать программное обеспечение для работы с электронной почтой. Наиболее распространенной электронной почтой является Microsoft Outlook.

Использование электронной почты компании

Как только ваша система электронной почты компании запущена в работу, есть несколько ключевых вопросов на которые следует обратить внивание:

  • Безопасность. Электронная почта является распространенным источником компьютерных вирусов. Платёжные рассылки и спам (нежелательная почта) могут легко остановить вашу систему. Удостоверьтесь, что вы принимаете ключевые меры предосторожности и поставите защиту от спама.
  • Правила защиты данных. Убедитесь, что вы соблюдаете соответствующие правила защиты данных, если используете электронную почту для рассылки маркетинговых сообщений.
  • Использование электронной почты персоналом. Трудно остановить сотрудников, использующих электронную почту компании для отправки личных сообщений, поэтому вы можете установить правила о том, что приемлемо, а что нет. Создайте четкую политику электронной почты, объясняющую, что именно запрещено.

Постоянное управление электронной почтой не требует слишком больших усилий, но вам нужны четкие процедуры для определенных ситуаций. Например, когда сотрудник уходит в отпуск или увольняется, вам может потребоваться, чтобы его электронные письма были переадресованны альтернативному сотруднику.