Шпаргалка для видеоконференций: Zoom, Skype, Microsoft Teams и GoToMeeting

42
Шпаргалка для видеоконференций

Удаленная работа теперь стала более распространенной, чем когда-либо, и вместе с этим, появился повышенный интерес к телеконференциям. Такие программы, как Zoom, Microsoft Teams, GoToMeeting и Skype, предъявляют минимальные требования к оборудованию и позволяют вашим сотрудникам легко общаться с коллегами. Все, что им нужно, – это веб-камера и микрофон, которые часто встроены в их ноутбуки, или даже смартфон или планшет.

Мы собрали несколько специальных функций и советов для самых популярных приложений для проведения телеконференций, которые помогут вам быстро стать опытным пользователем (но мы не можем гарантировать, что ваше видео-собрание пройдёт без отвлекающих факторов).

Одним из самых популярных приложений для телеконференций является Zoom. Его простая функциональность и понятный интерфейс – наряду с бесплатным базовым планом – делают его доступным для миллионов людей, которые теперь полагаются на него в работе и учебе.

У Zoom есть несколько забавных опций, скрывающихся под капюшоном, которые делают всё, от того, чтобы сделать ваше окружение ярче, и даже сделать его более презентабельным. Вот несколько функций, которые можно попробовать на следующей встрече Zoom.

  • Измените свой фон: может быть забавно поделиться своим окружением с коллегами, если вы настроили свое рабочее место на день, но если ваш домашний офис скучный или грязный, и вы хотите украсить себя позади, есть настройка для этого. Если вы зайдете в «Настройки» и нажмете «Виртуальный фон», вы можете использовать эту функцию для загрузки изображения, чтобы заменить фон, создавая впечатление, что вы находитесь на пляже или плаваете в космосе. Однако следует отметить, что это работает только в настольном или мобильном приложении и требует от вас соответствия определенным системным спецификациям .
  • Используйте смайлики, чтобы показать свою реакцию, когда выключен микрофон: иногда вы предпочитаете оставаться приглушенным во время встречи, потому что дети громко говорят, или ваш значимый друг также на встрече или по какой-то другой причине. Если кому-то, кто проводит собрание, нужен ответ от вас, но вы хотите избавить его от лишнего шума, вы можете показать ему большие пальцы, аплодисменты или любой другой вид смайликов с помощью функции «Реакции». Чтобы использовать его, нажмите на вкладку «Реакции» в нижней части экрана вашей встречи и выберите смайлик.
  • Использовать вид галереи: эта функция не является обязательной и скрыта в Zoom, но, тем не менее, она очень даже не плоха. Если вы встречаетесь со многими людьми и хотите видеть как можно больше лиц одновременно, вы можете включить просмотр галереи. Опция расположена в верхнем правом углу окна собрания и позволит вам увидеть десятки участников на одной странице, превратив собрание во вступительный сегмент The Brady Bunch . Если вы находитесь на особенно крупном собрании, вам, возможно, придется прокрутить несколько страниц, чтобы увидеть всех. Вы можете вернуться к стандартному «Виду говорящего», нажав эту же кнопку.
  • По умолчанию отключите микрофон и камеру. Что вы будете делать, если одеты в повседневные спортивные штаны и потертую футболку, но неожиданно вас вызвали на конференцию в Zoom и вы конечно же не готовы? Если вы изо всех сил стараетесь выглядеть профессионально, даже если это только по пояс, вы можете настроить свое приложение на включение микрофона и камеры только тогда, когда вы этого хотите. Это можно сделать, зайдя в меню «Настройки» приложения и перейдя в раздел «Аудио» своего микрофона и выбрав «Отключить микрофон при присоединении к собранию». Если вы войдете в раздел «Видео» меню «Настройки», вы также можете выбрать опцию «Отключить мое видео при присоединении к собранию».
  • Приведите себя в порядок: если вы все еще беспокоитесь о своей внешности, но времени хватит только на лёгкую подправку, функция Zoom’s Touch Up My Appearance может помочь. Этот фильтр обеспечивает повторную подачу видео, сглаживая тонкие линии и уменьшая внешний вид мешков под глазами. Чтобы использовать эту функцию, вернитесь в меню «Настройки», выберите «Видео» и убедитесь, что «Подправить мой внешний вид» включен.

Приложение для онлайн-видеоконференций GoToMeeting является еще одним не плохим и достаточно популярным вариантом для бизнеса. Хотя GoToMeeting, возможно, не такой роскошный, как Zoom или даже Slack, но всё же это стабильная платформа, которую легко использовать.

Следующие функции обязательно помогут улучшить вашу видеовстречу на GoToMeeting:

  • Выберите своё имя пользователя: при регистрации на GoToMeeting вас обычно просят ввести ваше имя, прежде чем вы начнете телеконференцию. Хотя лучше всего придерживаться обычного прозвища, имена могут меняться. Брак может изменить фамилию человека, конечно, но что, если ваша компания достаточно сплочена, где у некоторых людей есть забавные прозвища или шутки? Вы можете установить своё отображаемое имя на компьютере с Windows, нажав «Файл» и выбрав «Изменить свое имя и адрес электронной почты». Пользователи Mac могут сделать то же самое, выбрав «Настройки» в меню «Файл» и изменив текст в поле «Имя».
  • Выберите фотографию профиля: GoToMeetings имеет много функций в бета-версии, которые добавляют немного больше в программу. Одной из таких функций является возможность назначать фотографию профиля, когда вы не используете веб-камеру. Для этого вы должны выбрать меню «Файл» и перейти в раздел «Лаборатории». Оказавшись там, вы увидите фотографии профиля; нажмите на нее, и затем вы можете загрузить изображение, чтобы связать его с вашей учетной записью.
  • Установите фильтр веб-камеры: эта функция зависит от вашей веб-камеры, но она не отличается от фильтров, которые вы найдете в социальных сетях. Если вы хотите изменить цветовую палитру вашей веб-камеры или добавить фильтр в свой канал, выберите параметр «Предпочтения» на панели веб-камеры панели управления. Оказавшись там, нажмите кнопку «Дополнительно», чтобы получить доступ к фильтрам.
  • Настройте повторяющееся собрание. Поскольку вы, вероятно, проводите одни и те же собрания каждую неделю, иногда бывает обременительно создавать каждый раз новые. Чтобы обойти это, просто выберите «Встреча в любое время» или «Повторяющаяся встреча» при создании следующей видеоконференции. В результате создается уникальный идентификатор собрания, срок действия которого не истекает и не изменяется, хотя иногда номер для звонка будет. Это позволяет повторно использовать одну и ту же информацию, что упрощает планирование нескольких собраний с одинаковыми настройками.
  • Устраните «удерживающие гудки»: ожидая, пока люди добавятся к сессии, вы, вероятно, будете слышать непрерывный гудок. Пока вы ждете, этот гудок может стать действительно надоедливым. К счастью, вы можете полностью отключить этот звуковой сигнал на компьютере с Windows, щелкнув панель «Аудио» на панели управления и выбрав «Редактировать». Оказавшись там, вы можете переключаться между наличием или отсутствием удерживающих звуковых сигналов. На Mac щелкните стрелку вниз в правой части панели «Аудио» и выберите «Настройки». Оказавшись там, вы можете изменить настройку.

В дополнение к чату, видеоконференциям, онлайн-управлению файлами и многому другому, Microsoft Teams фокусируется на общении и совместной работе на рабочем месте. Он включен в новые версии операционной системы Microsoft Windows 10, что делает его одним из наиболее распространенных вариантов видеоконференций.

Независимо от того, использует ли ваш офис ПК с Windows или хочет установить программное обеспечение Microsoft на Mac, вот несколько советов, которые могут улучшить работу:

  • Отправка электронного письма по всему каналу. Команды Microsoft легко интегрируются с другими приложениями Microsoft и позволяют пересылать электронные письма любой группе команд прямо из Outlook. Для этого щелкните три точки в верхнем правом углу окна чата группы. Оттуда выберите «Получить адрес электронной почты», который создаст адрес электронной почты для канала, на который вы хотите отправить сообщение. После этого вам нужно просто зайти в Outlook и отправить электронное письмо на этот адрес.
  • Закладка сообщений для будущего использования: проводится конференция – кто-то упоминает задачу, которую вам нужно выполнить, или делится важной информацией, но вы не сделали заметок, и она внезапно теряется в потоке информации. Команды помогают избежать этой ситуации, позволяя пользователям добавлять в закладки важные сообщения. Для этого пользователям необходимо щелкнуть три вертикальные точки рядом с любым сообщением и нажать «сохранить это сообщение».
  • Записывать и мгновенно транскрибировать встречи. Иногда не каждый может посетить онлайн-встречу. С помощью команд вы можете записывать видеоконференции и хранить видео в облаке. Он также может расшифровать встречу для вас. После расшифровки пользователи могут искать любые важные фразы.
  • Используйте команды: сочетание и использование горячих клавиш не являются чем-то новым, но команды начинаются с использования слэша – обратной косой черты, за которой следует одно слово. Этот стиль ввода команд существует с 90-х годов, когда он использовался в DOS и комнатах IRC. Ниже приводится выборка из слэш команд , которые могли бы пригодиться:
    • /available: Установите свой статус доступен/занят/работаю.
    • /call: начать вызов.
    • /files: доступ к вашим самым последним файлам.
    • /keys: просмотреть список сочетаний клавиш.
    • /mentions: быстро просмотреть все ваши упоминания. Эта конкретная команда отфильтровывает сообщения, поэтому вы видите только моменты, когда товарищи по команде ожидали вашей реакции.
    • /goto: эта команда позволяет быстро перейти к определенной команде или каналу в вашей организации.

На много меньше людей стали прибегать к услугам скайпа, нежели раньше, но Skype по-прежнему является компетентной программой для проведения видеоконференций, используемой многими людьми по всему миру. Как своего рода устаревшее приложение, на самом деле не так много скрытых функций, которые еще не были выделены из программного обеспечения и добавлены в общую базу знаний. Тем не менее, вот некоторые функции и возможности, которые могут пригодиться во время вашей следующей встречи:

  • Резервное копирование истории чата. Возможность вернуться и вспомнить разговор, который вы имели с коллегой или руководителем, может быть полезна по многим причинам, но, к сожалению, Skype автоматически удаляет свою историю чата со временем. Чтобы решить эту проблему, вам нужно проделать дополнительную работу вне приложения. Сначала нажмите и удерживайте клавишу Windows на клавиатуре и нажмите R, чтобы открыть окно «Выполнить». Там введите «%appdata%\Skype» (без кавычек) и нажмите «ОК». Перейдите в папку со своим именем Skype и скопируйте его. Сохраните копию в другом месте, и все готово. Вы можете использовать эту резервную копию, чтобы перенести ваши чаты на другой компьютер или иметь его для потомков.
  • Скрывайте оповещение о наборе текста: во время переписки с кем-то по тексту Skype сообщает другому человеку, что вы отвечаете. Хотя это не обязательно имеет большое значение, вы, возможно, не захотите, чтобы другой человек заметил, как сильно вы обдумываете свой ответ. Чтобы это исправить, перейдите в меню «Сервис» и нажмите «Параметры». Оказавшись там, выберите IM & SMS, а затем Настройки IM. Выберите «Показать дополнительные параметры» и снимите флажок «Показать, когда я печатаю».
  • Совместное использование экрана: В отличие от двух других программ, разделение экрана немного сложнее. Для этого в скайпе нужно нажать кнопку «+» в окне чата. Оказавшись там, нажмите Выбрать экран. Помните, что как только вы выберете эту опцию, ваш экран будет доступен для просмотра другим, поэтому убедитесь, что у вас есть то, что вы хотите им показать. Чтобы остановить общий доступ, выберите параметр «Остановить общий доступ».

Работаете ли вы на ноутбуке или стационарном компьютере, вы всегда используете мышь и клавиатуру. Имея это в виду, разработчики создают свои программы, чтобы наилучшим образом использовать их функционал. Наведение и нажатие на что-то с помощью мыши может быть наиболее интуитивным способом заставить что-то произойти для большинства людей, но реальный функционал работает через сочетания между клавишами. Погрузитесь немного глубже и вы найдете мир, полный сочетаний клавиш, которые могут сэкономить ваше время или сделать менее известные функции более доступными.

Сочетания клавиш для программного обеспечения телеконференций обычно предназначены для действий, которые вы обычно выполняете во время разговора. Вместо того, чтобы переключать фокус с камеры, для поиска нужного пункта в меню с помощью мыши, опытный пользователь может выполнить любое количество действий, просто нажав пару клавиш. Ниже приведены некоторые важные сочетания клавиш для Zoom, GoToMeeting и Skype.

Сочетания клавиш Zoom:

  • Отключение / включение звука: Windows: Alt + A (или нажмите и удерживайте клавишу пробела) | Mac: Command (⌘) + Shift + A
  • Отключение / включение всех, кроме хоста: Windows: Alt + M | Mac: Command (⌘) + Control + M (включить звук: Command (⌘) + Control + U)
  • Запуск / остановка веб-камеры: Windows: Alt + V | Mac: Command (⌘) + Shift + V
  • Запуск / остановка нового экрана обмена: Windows: Alt + Shift + T | Mac: Command (⌘) + Shift + S
  • Разделение экрана паузы / возобновления: Windows: Alt + T | Mac: Command (⌘) + Shift + T
  • Начать / остановить запись: Windows: Alt + R | Mac: Command (⌘) + Shift + R
  • Поднять / опустить руку: Windows: Alt + Y | Mac: опция + Y

Сочетания клавиш GoToMeeting (только для Windows):

  • Отключение / включение звука: Ctrl + Alt + A
  • Запуск / остановка совместного использования экрана: Ctrl + Alt + S
  • Пауза / возобновление совместного использования экрана: Ctrl + Alt + P
  • Запуск / остановка веб-камеры: Ctrl + Alt + W
  • Переключиться на компьютер или телефон аудио: Ctrl + Alt + U
  • Показать / скрыть чат: Ctrl + Alt + C
  • Показать / скрыть список участников: Ctrl + Alt + L

Сочетания клавиш Microsoft Teams:

  • Отключить звук: Windows: Ctrl + Shift + M | Mac: Command (⌘) + Shift + M
  • Переключить видео: Windows: Ctrl + Shift + O | Mac: Command (⌘) + Shift + O (ярлык в веб-приложениях отсутствует)
  • Начать видеозвонок: Windows: Ctrl + Shift + U | Mac: Command (⌘) + Shift + U
  • Начать аудиовызов: Windows: Ctrl + Shift + C | Mac: Command (⌘) + Shift + C
  • Отклонить вызов: Windows: Ctrl + Shift + D | Mac: Command (⌘) + Shift + D
  • Принять видеозвонок: Windows: Ctrl + Shift + A | Mac: Command (⌘) + Shift + A
  • Принять звуковой вызов: Windows: Ctrl + Shift + S | Mac: Command (⌘) + Shift + S

Сочетания клавиш Skype:

  • Отключить / включить звук: Windows: Ctrl + M | Mac: Command (⌘) + Shift + M
  • Начать видеозвонок: Windows: Ctrl + Shift + K | Mac: Command (⌘) + Shift + K
  • Начать аудиовызов: Windows: Ctrl + Shift + P | Mac: Command (⌘) + Shift + R
  • Переключить веб-камеру: Windows: Ctrl + Shift + K | Mac: Command (⌘) + Shift + K
  • Отбой: Windows: Ctrl + E | Mac: Command (⌘) + Shift + H
  • Добавить людей для вызова: Windows: Ctrl + Shift + A | Mac: Command (⌘) + Shift + A
  • Показать / скрыть список участников: Ctrl + Alt + L | Команда (⌘) + Shift + A ,