Эффективное сотрудничество имеет важное значение, для этого необходимо успешно работать с клиентами, партнерами от лица компании. С гибкой работой, становящейся более распространенной, возможности гораздо выше чем когда-либо, внедрите инструменты для совместной работы, которые позволят вашим сотрудникам работать вместе. Инструменты онлайн-совместной работы могут облегчить работу в команде — даже если ваш персонал работает в разных местах или работает в разное время суток.
Являются ли инструменты сотрудничества подходящими для вашего бизнеса?
Инструменты совместной работы позволяют членам команды общаться друг с другом или каким-то образом способствовать проекту. Они могут позволить нескольким людям редактировать один и тот же документ за один раз или отслеживать процесс проектирования новой брошюры компании.
Некоторые программные пакеты включают стандартные средства совместной работы. Например, ваш офисный пакет вполне может включать инструменты совместного использования файлов, поэтому вы можете отмечать изменения документа, сделанные разными людьми, или автоматически отправлять документы для просмотра.
В самом деле, может быть хорошей идеей начать с простых инструментов совместной работы, а затем рассмотреть более сложные параметры по мере необходимости.
Например, вы можете отслеживать задачи, с которыми работают люди, в простой электронной таблицей Excel. По мере того, как ваша команда растет и вы выполняете больше проектов, вы можете переключиться на онлайн-инструмент управления проектами, такой как Basecamp или Trello, чтобы люди могли обновлять свои собственные задачи.
Или вы можете использовать бесплатные инструменты для проведения телеконференций, чтобы провести встречу между людьми в разных местах. Skype, который входит в состав Office 365, позволяет вам проводить бесплатные голосовые, видео- и групповые чаты. Если вы решите, что вам нужно делать презентации, вы можете перейти к онлайн-системе конференц-связи, которая позволяет использовать экран.
Типы интерактивного инструмента для совместной работы
Существует несколько различных типов инструментов совместной работы:
- Инструменты совместной работы в режиме реального времени. Это позволяет двум или более людям работать над чем-то одновременно. Например, вы можете использовать бизнес-конференции для мозгового штурма идей с помощью интерактивной доски.
- Инструменты редактирования документов. Это позволяет нескольким другим людям редактировать один и тот же документ. Они отслеживают и объединяют изменения, позволяют пользователям добавлять комментарии и могут даже управлять этапами до окончательного утверждения.
- Инструменты управления проектами помогают вам координировать проекты. Они децентрализуют контроль, позволяя людям добавлять и изменять свои собственные проектные задачи, а затем автоматически обновлять общий план.
- Отслеживание проблем и отчетность. Эти инструменты позволяют вам регистрировать проблемы («ошибки»), которые затем могут быть назначены другим людям для разрешения. Они полезны для управления разработкой продукта или отслеживанием жалоб.
Выбор инструмента для совместной работы
При выборе инструмента совместной работы для вашего бизнеса необходимо задать три ключевых вопроса:
- Для чего это? Составьте некоторые требования к вашей системе совместной работы. Кто его будет использовать? В какой работе они будут сотрудничать?
- Кто его будет использовать? Некоторые инструменты совместной работы будут взиматься за каждого пользователя. Вам также необходимо установить, нужно ли вам контролировать доступ для разных людей.
- Будет ли он работать с существующими системами? Многие инструменты могут связываться с другим программным обеспечением или вашей интрасети для дополнительной гибкости. Например, люди могут иметь доступ к документам непосредственно в вашей интрасети, вместо того, чтобы открывать отдельную программу.
Вам также необходимо решить, хотите ли вы управлять инструментом внутри компании. Для этого вам понадобится сетевой сервер. Это даёт вам большую гибкость, но возможно будет сложно настроить.
Альтернативой является использование размещенного инструмента совместной работы, при котором вы платите за использование услуги через Интернет. Хостинг услуг проще всего настроить и, как правило, лучший вариант, если у вас ограниченные технические знания в собственной компании. Свободные инструменты для совместной работы — хорошая идея, если у вас ограниченные требования или вы хотите попробовать различные варианты.
Узнайте, что ваши сотрудники найдут полезным для эффективного сотрудничества, а также инструменты тестирования, прежде чем разворачивать их по всему вашему бизнесу. Возможно, вам придется изменить некоторые бизнес-процессы, чтобы использовать инструменты для совместной работы, поэтому с самого начала важно, чтобы ваши сотрудники чувствовали себя вовлеченными.
