Создание виртуального офиса с помощью VoIP

6
Создание виртуального офиса с помощью VoIP

Если вы хотите произвести впечатление на существующих или потенциальных клиентов, иногда это может помочь сделать ваш бизнес более значительным. Есть много способов создать эту иллюзию. Один из них – создать динамическую среду виртуального офиса с использованием VoIP.

Протокол передачи голоса через Интернет (VoIP) дал многим компаниям новые способы продвижения и управления своей деятельностью. Телефонные системы VoIP позволяют вашему бизнесу совершать и принимать телефонные звонки через Интернет и переадресовывать звонки по желанию, освобождая вас от ограничений фиксированных телефонных линий в офисе из кирпича и раствора.

В результате системы телефонной связи для бизнеса VoIP позволяют даже самым маленьким домашним стартапам создавать виртуальную офисную среду, помогая им конкурировать с более крупными организациями.

Создайте виртуальный офис

Многие успешные предприятия и индивидуальные предприниматели основывают свою деятельность на виртуальном офисе. Вызывающих абонентов встречает профессиональное телефонное меню. Есть удерживаемая музыка плюс записанные сообщения, возможность обратного вызова и гибкая голосовая почта, когда на вызовы невозможно ответить.

С такой профессиональной телефонной системой для бизнеса клиенты вашей компании никогда не узнают, что вы работаете за обеденным столом. И хотя это звучит дорого, большинство пакетов VoIP для бизнеса включают эти функции в стандартную комплектацию. Ваш  поставщик ИТ-услуг может помочь вам начать работу, поскольку настройка займет всего несколько часов.

Новый способ оставаться на связи

Хорошая телефонная система для бизнеса VoIP будет предлагать онлайн-панель управления, так что вы можете войти в систему и изменить настройки вызова из любого места. Вы должны иметь возможность создавать, редактировать и упорядочивать приглашения голосовой почты или изменять сообщение на автоответчике независимо от того, где вы находитесь. Вы также можете удобно перенаправить все вызовы на один номер по вашему выбору (и менять этот номер так часто, как хотите).

Безусловно, одним из основных преимуществ использования VoIP для создания виртуального офиса является стоимость. Вместо того, чтобы покрывать капитальные затраты на переезд в настоящий офис, покрывающие арендную плату и накладные расходы, виртуальный офис предоставляет многие из тех же услуг с большей гибкостью и свободой по значительно более низкой цене.

Десять способов, которыми виртуальный офис может повысить вашу продуктивность

Исследования показывают, что технологии могут помочь предприятиям радикально повысить свою производительность. Вот десять способов, которыми телефонная система VoIP может повысить производительность вашей компании:

  1. Полный контроль над вашей служебной телефонной системой  – вы можете просмотреть полный список сотрудников, которые используют VoIP на вашем компьютере, и позвонить им одним щелчком мыши, проверить пропущенные вызовы и набранные номера или продолжительность разговора. Некоторые системы даже позволяют прослушивать звонки, что позволяет вам полностью контролировать их.
  2. Функциональность быстрого набора  – настройте неограниченное количество номеров быстрого набора, чтобы вы могли быстро звонить без поиска и набора номеров.
  3. Не беспокоить  – избегайте нежелательных прерываний, отправляя звонки прямо на голосовую почту без звонка телефона.
  4. Приоритетные звонки  – если вы не хотите, чтобы вас беспокоили, но ожидаете важного звонка, настройте приоритетные оповещения, чтобы телефон звонил только в том случае, если это человек, которого вы ждете, чтобы помочь вам сохранить продуктивность, не пропуская важные звонки.
  5. Конференц-связь  VoIP – VoIP позволяет вам проводить  конференц-связь с несколькими людьми одновременно, и, поскольку VoIP использует Интернет, вам не нужно дополнительно платить за эту функцию.
  6. Обмен сообщениями голосовой  почты. Если вы получаете много звонков, важные сообщения могут быть скрыты, а некоторые системы удаляют сообщения через определенное время. С помощью VoIP вы можете получать сообщения голосовой почты в виде аудиофайлов на свою  электронную почту. Затем вы можете слушать их, хранить или делиться ими с другими.
  7. Сообщения об отсутствии на работе  – если вас нет на работе, VoIP может отправить сообщение на ваш мобильный телефон, чтобы вы знали, что получили голосовую почту. Затем войдите в систему на своем ноутбуке и проверьте свои сообщения, чтобы не упустить возможность продажи.
  8. Переадресация вызова  – VoIP позволяет легко переадресовывать вызовы, где бы вы ни находились. Вы можете либо переадресовать все вызовы на выбранный номер, либо переадресовать вызовы на разные номера по очереди, пока не поднимете трубку. Звонящие даже не знают, что это происходит.
  9. Удаленный офис  – многие системы VoIP имеют функцию удаленного офиса, позволяющую направлять все звонки на другой телефон. Кроме того, когда вы звоните, ваш рабочий номер будет отображаться в идентификаторе вызывающего абонента.
  10. Выборочная переадресация вызовов  – вы можете установить правила, по которым на ваш альтернативный номер будут переадресовываться только важные вызовы. Это означает, что вы можете избежать ненужных звонков, но при этом оставаться на связи с важными.